Alles over Up/Insight

Het probleem dat Up/Insight oplost

De meeste medewerkers gebruiken AI allang, vaak via een privé-account en buiten het zicht van het bedrijf. Voor de ondernemer is dat een black box: je weet niet welke tools er draaien, welke gegevens erin verdwijnen, wat er dubbel betaald wordt en waar je staat met de AI-verordening.

Up/Insight opent die black box met het enige instrument dat óók privé-accounts en privé-apparaten ziet: een anonieme vragenlijst onder de medewerkers zelf. Anoniem is daarbij geen detail maar de motor. Ruim de helft van de werknemers verzwijgt AI-gebruik zodra er een naam aan hangt; zonder echte anonimiteit meet je wenselijk gedrag in plaats van de werkelijkheid.

Wat je krijgt

• Het volledige toollandschap: welke AI-tools, hoe vaak, via zakelijke of privé-accounts, inclusief de AI die al in bestaande software zit.
• Het risicobeeld: welke soorten gegevens er in tools belanden en waar afspraken of verwerkersovereenkomsten ontbreken.
• De inkoopkansen: overlappende tools en privé-abonnementen die een zakelijke standaard zouden moeten zijn.
• Een stoplicht voor de AI-verordening, met per punt één zin uitleg.
• Een vergelijking per afdeling, zodat je ziet waar training of afspraken het meest opleveren.
• Een rapport met een actieplan voor 30, 60 en 90 dagen, op elk moment te trekken.

De drie onderdelen

Up/Insight bestaat uit een vragenlijst voor de medewerker (één klik vanuit de mail, geen account, 5 tot 7 minuten), een dashboard voor het management (live mee te kijken tijdens de meting) en het rapport (de vaste opbouw van foto tot actieplan).

Voor wie

Nederlandse MKB-bedrijven van grofweg 5 tot 100 medewerkers, zonder eigen IT-afdeling. Precies de bedrijven waar AI-gebruik organisch gegroeid is en waar niemand ooit de balans opmaakte.

Up/Insight is een product van UpScailed en sluit aan op de rest van het aanbod: de uitkomst van de meting wijst vaak vanzelf naar training (de UpScailed Academy), betere afspraken of concrete automatiseringen.

Stap 1 · Startgesprek (30 minuten)

We bellen kort. Samen bepalen we welke afdelingen je wilt kunnen vergelijken, wie er meedoet en of er een deadline in de uitnodiging komt. Je hoeft niets voor te bereiden; het enige dat je aanlevert zijn de namen en mailadressen van de deelnemers.

Stap 2 · Wij zetten de meting klaar (dezelfde dag)

Wij richten de meting in en sturen de uitnodiging namens jouw directie. Die uitnodiging bevat de afspraken die het onderzoek laten werken: volledig anoniem, geen consequenties, resultaten alleen als totaalbeeld, geen goede of foute antwoorden.

Stap 3 · Het team vult in (5 tot 7 minuten per persoon)

Iedere deelnemer krijgt een persoonlijke link, zodat iedereen precies één keer kan meedoen. Invullen kan op elk apparaat. Halverwege de looptijd gaat er één vriendelijke herinnering naar iedereen die nog niet heeft ingevuld.

Stap 4 · Live meekijken

Vanaf het eerste antwoord zie je het beeld ontstaan in het dashboard: de respons per dag, de kerncijfers, het toollandschap en de vergelijking per afdeling. Altijd geaggregeerd, nooit per persoon.

Stap 5 · Rapport en actieplan

Het rapport is op elk moment te trekken, als tussenstand of eindrapport. Het eindigt in een actieplan voor 30, 60 en 90 dagen. Wil je het samen doornemen, dan boek je het adviesgesprek erbij; standaard leveren we volledig online op.

Richtlijn voor de looptijd van een meting: twee tot drie weken, met de herinnering na één week.

Meting klaarzetten

In het beheer (insight.upscailed.nl/beheer) zet je een nieuwe meting klaar met de bedrijfsnaam zoals die in de uitnodiging moet staan, optioneel een deadline-tekst voor in de mail, de afdelingen en de deelnemerslijst.

Klaarzetten verstuurt nog niets. Uitnodigen is altijd een aparte, bewuste knop; er gaat nooit vanzelf iets de deur uit.

Afdelingen kiezen

Kies grove groepen, geen organigram. Een afdeling verschijnt pas in het dashboard vanaf vijf ingevulde vragenlijsten; daaronder blijft het cijfer verborgen, omdat het anders naar personen te herleiden zou zijn.

• Tot ongeveer 25 medewerkers: maximaal twee grove groepen, of laat het veld leeg.
• Vanaf 25: drie tot vijf afdelingen werkt goed.
• De medewerker kiest zelf zijn afdeling in de vragenlijst; er wordt niets gekoppeld aan personeelsgegevens.

Deelnemers aanleveren

Deelnemers voeg je toe als tekst, één per regel, in het formaat "e-mailadres; naam". De naam is optioneel en wordt alleen gebruikt voor de aanhef van de uitnodigingsmail. Dubbele adressen worden automatisch overgeslagen, dus een lijst twee keer plakken kan geen kwaad.

Later mensen toevoegen kan altijd; nieuwe deelnemers krijgen pas een mail bij de volgende klik op "Verstuur uitnodigingen".

Versturen, herinneren en sluiten

• Verstuur uitnodigingen: mailt iedereen die nog geen uitnodiging kreeg, en opent de meting.
• Herinnering: één klik, gaat alleen naar mensen die nog niet hebben ingevuld. Het dashboard toont nooit wíe dat zijn, alleen hoeveel.
• Sluit meting: daarna kan er niet meer ingevuld worden en is het rapport definitief.

Spreek vooraf een responsdoel af, richtlijn 70%. Onder dat niveau markeert het dashboard en het rapport het beeld als indicatief.

Waarom een hermeting

De eerste meting is een nulmeting: de foto van vandaag. Na training, nieuwe afspraken of een opgeruimde toolstack wil je weten of het werkte. De hermeting draait exact dezelfde vragenlijst opnieuw en zet de uitkomst naast de nulmeting.

Dat is ook het bewijsmateriaal voor de AI-geletterdheidsplicht: een nulmeting, de genomen maatregelen en een hermeting die het effect laat zien, vormen samen een dossier waarmee je kunt aantonen dat je er serieus werk van maakt.

Hoe het praktisch werkt

• Een hermeting is een nieuwe meting met dezelfde afdelingen en (grotendeels) dezelfde deelnemerslijst.
• Ook de hermeting is volledig anoniem; er is dus nooit te zien wie er tussen twee metingen van antwoord veranderde, alleen hoe het totaalbeeld verschoof.
• Richtlijn: een hermeting na zes tot twaalf maanden, of eerder na een gerichte interventie zoals een trainingsronde.

Het pakket: meten, leren, aantonen

De meting werkt het sterkst in de drieslag met de UpScailed Academy: de scan meet het gat, de e-learning of workshop dicht het, en de hermeting bewijst het. Vraag ernaar bij het adviesgesprek.

Opbouw in zes blokken

De vragenlijst telt veertien schermen met één vraag per scherm, en duurt 5 tot 7 minuten. Wie aangeeft bijna niet op een computer of telefoon te werken, krijgt automatisch een kortere route.

• Blok A · Jij en je werk: de afdeling (alleen voor het totaalbeeld) en hoeveel schermwerk iemand doet.
• Blok B · Welke AI gebruik je: aanklikbare toollijsten per categorie, met per gekozen tool de frequentie en het accounttype (zakelijk, privé, beide). Plus de vaak vergeten AI die al in bestaande software zit.
• Blok C · Waarvoor: de taken, en of het team AI gebruikt bij beslissingen over mensen (de radar voor hoog-risicogebruik).
• Blok D · Wat gaat erin: welke soorten informatie er weleens in een tool belandden, en of de output gecontroleerd wordt.
• Blok E · Afspraken en kennis: kent men de afspraken, is er ooit training geweest, hoe zeker voelt men zich.
• Blok F · Vooruit: waar AI de medewerker zelf zou helpen, en of hij of zij training wil.

De onderzoekskeuzes

• Herkenning boven herinnering: aanklikbare lijsten met logo-badges vangen aantoonbaar meer dan een open vraag "welke tools gebruik je".
• Concrete frequenties (dagelijks, paar keer per week, paar keer per maand) in plaats van rekbare woorden als "regelmatig".
• Niet-veroordelende taal: nergens "verboden" of "overtreding", en de privé-account-vraag is neutraal gesteld. De uitnodiging bevat een amnestie-afspraak van de directie.
• Geen matrixvragen: die jagen mensen op de telefoon weg en leveren gokgedrag op.
• Geen vraag naar promptinhoud: dat zou juist gevoelige gegevens de meting in trekken.

De afsluitende vraag over trainingswens heeft een dubbele functie: hij geeft het management een concreet aantal, en maakt de vragenlijst ook voor de medewerker de moeite waard.

Respons en verloop

Bovenaan staat de responsmeter: hoeveel mensen zijn uitgenodigd, hoeveel vulden in, en het percentage. Daaronder toont een staafgrafiek het verloop per dag, zodat je ziet of de meting nog leeft of dat een herinnering nodig is. Onder de 70% respons meldt het dashboard dat het beeld zwak wordt.

Kerncijfers

Acht cijfers die samen de foto vormen: het aandeel AI-gebruikers, het aantal verschillende tools, privé-accountgebruik, gevoelige gegevens, het trainingsgat, de bekendheid van afspraken, het controleren van output en de trainingswens. Cijfers die aandacht vragen kleuren oranje of rood.

Toollandschap

Per tool een balk met het aantal gebruikers, gesplitst in zakelijk en privé. Daaronder signaleert het dashboard de inkoopkans: categorieën waarin meerdere tools naast elkaar draaien, en privé-accounts die eigenlijk een zakelijke standaard met verwerkersovereenkomst zouden moeten zijn.

Per afdeling

Elke afdeling met vijf of meer respondenten krijgt een eigen kaart met vijf maten: AI-gebruik, privé-accounts, gevoelige gegevens, het trainingsgat en de bekendheid van afspraken. Elke maat wordt afgezet tegen het bedrijfsgemiddelde ("18 punten boven het gemiddelde"); afwijkingen van meer dan 12 punten worden gemarkeerd.

Per afdeling zie je ook de drie meestgebruikte tools en hoeveel mensen daar training willen. Afdelingen onder het minimum van vijf worden geteld maar nooit getoond.

Het stoplicht

Vier lichten voor de AI-verordening: geletterdheid (artikel 4), transparantie (artikel 50), verboden praktijken (artikel 5) en de hoog-risico-radar richting december 2027. Elk licht heeft één zin uitleg. Het is duidingshulp met eenvoudige drempels, geen juridisch oordeel.

Het dashboard toont bewust nergens namen of individuele antwoorden; een vast blok onderaan legt aan de kijker uit waarom dat de cijfers juist betrouwbaar maakt.

Op elk moment

Het rapport is geen los document dat aan het einde wordt gemaakt, maar een pagina die altijd de actuele stand toont. Tijdens de meting is het een tussenstand (duidelijk gemarkeerd, met de kanttekening dat cijfers nog schuiven); na het sluiten van de meting is het het eindrapport.

Opslaan als PDF gaat via de printfunctie van de browser; de pagina is daarvoor opgemaakt en houdt blokken netjes bij elkaar.

De vaste opbouw

• 1. De foto: de kern van de uitkomst in een paar zinnen, plus het respons-verloop.
• 2. Toollandschap: welke tools, hoe vaak, via welke accounts, en de ingebouwde AI.
• 3. Per afdeling: de volledige vergelijkingstabel.
• 4. De wet: het stoplicht met toelichting.
• 5. Actieplan: prioriteiten voor 30, 60 en 90 dagen.

Het actieplan

Het actieplan wordt automatisch opgesteld uit de cijfers. Meldt iemand bijvoorbeeld emotieherkenning, dan staat dat bovenaan de eerste 30 dagen; is het trainingsgat groot, dan verschijnt de trainingsronde in de periode tot dag 60, gericht op de afdelingen waar het gat het grootst is.

Het is daarmee een onderbouwd startpunt, geen eindadvies. In het adviesgesprek maken we het plan samen passend, met de context die cijfers niet kunnen zien.

De data-export

Naast het rapport is er een data-export (JSON) met de volledige aggregatie plus de open antwoorden. Die open antwoorden staan bewust alleen in de export en nooit in het dashboard: ze worden voor rapportage eerst geschoond op details die naar een persoon zouden kunnen wijzen.

De persoonlijke link en het anonieme antwoord

Iedere deelnemer krijgt een persoonlijke link met een lang, onraadbaar token. Dat token heeft precies één taak: zorgen dat iedereen één keer kan meedoen.

Op het moment van versturen wordt het antwoord als een losstaand record opgeslagen, met alleen de metings-code en de datum. Geen token, geen mailadres, geen naam, geen exact tijdstip. De koppeling bestaat daarna nergens meer, ook niet voor UpScailed.

Waarom ook het tijdstip is afgerond

Antwoorden en tokengebruik worden allebei op de dág afgerond. Zonder die afronding zou iemand met toegang tot beide gegevens antwoorden aan personen kunnen koppelen via het tijdstip. Die route is dichtgezet.

Het celminimum van vijf

Afdelingscijfers verschijnen pas vanaf vijf ingevulde vragenlijsten, de standaard uit professioneel medewerkersonderzoek. In een groep van twee is "50% gebruikt een privé-account" immers geen statistiek meer maar een aanwijzing.

Kleinere afdelingen verdwijnen niet uit beeld: ze staan samen onder Overige afdelingen, met erbij welke afdelingen dat zijn. Zo zie je toch het verschil tussen de grote afdelingen en de rest.

Soms schuift daar een grotere afdeling bij. Stel: Kantoor telt 20 antwoorden, Buitendienst 15 en Magazijn 3. Wie Kantoor en Buitendienst apart ziet, kan Magazijn uitrekenen door ze van het totaal af te trekken. Daarom gaat de kleinste zichtbare afdeling mee in de restgroep, tot die groot genoeg is. Het CBS werkt met dezelfde methode. Is er daarna maar één groep over, dan tonen we alleen het bedrijfsbrede beeld.

Geen tracking

• Geen analytics of statistiek-cookies op de vragenlijst.
• Geen link-verkorters die klikgedrag meten.
• Herinneringen gaan naar wie nog niet invulde, maar het dashboard toont nooit wie dat zijn, alleen het aantal.
• Open antwoorden verschijnen alleen in de export en worden geschoond voor rapportage.

Wil het management opvolging per persoon, bijvoorbeeld voor training, dan loopt dat via een vrijwillige aanmelding achteraf, volledig los van de meting.

De AVG-positie

Doordat antwoorden technisch niet aan personen te koppelen zijn en er per team pas vanaf vijf respondenten gerapporteerd wordt, blijft de verwerking minimaal: de deelnemerslijst (naam en mailadres, alleen voor de uitnodiging) staat volledig los van de antwoorden.

De gegevens staan in een eigen omgeving in Europa, worden alleen voor jouw meting en rapport gebruikt, en worden op verzoek verwijderd. Er wordt niets doorverkocht en niets gebruikt om modellen te trainen.

Ondernemingsraad en personeelsvertegenwoordiging

Een eenmalige, echt anonieme meting is geen personeelsvolgsysteem en geen regeling rond personeelsgegevens; formele instemming is daarvoor niet vereist. Toch is de OR of PVT vooraf informeren verstandig én nuttig: een meting die zichtbaar door de medezeggenschap gedragen wordt, haalt een hogere respons.

We denken graag mee over de interne aankondiging; de veelgestelde vragen voor medewerkers op de landingspagina zijn daarvoor gemaakt om door te sturen.

Waarom niet per medewerker rapporteren

Soms komt de vraag of het dashboard tóch per persoon kan tonen wie wat gebruikt. Dat doen we niet, om drie redenen: het breekt de belofte waarop mensen eerlijk geantwoord hebben, het maakt de cijfers onbetrouwbaar (wie zich bekeken weet, antwoordt wenselijk) en het maakt de meting juridisch een ander, veel zwaarder instrument.

Alles wat het management nodig heeft, kan zonder namen: beleid, inkoop en training zijn team-beslissingen, en de vergelijking per afdeling wijst precies aan waar die het meest opleveren.

Wat er nu al geldt

• AI-geletterdheid (artikel 4, sinds februari 2025): wie personeel met AI laat werken, moet aantoonbaar voor voldoende kennis zorgen. Geen vormvereiste, wel bewijs van inspanning. De meting levert de nulmeting; training en hermeting maken het dossier rond.
• Verboden praktijken (artikel 5, sinds februari 2025): onder meer het inschatten van stemming of emotie van medewerkers op de werkvloer is verboden. De vragenlijst bevat hiervoor een stille radar.
• Transparantie (artikel 50, sinds augustus 2026): AI-content zoals deepfakes labelen, en chatbots kenbaar maken. Het stoplicht signaleert wanneer er veel AI-content wordt gemaakt zonder bekende afspraak over labeling.

Wat eraan komt: de hoog-risico-radar

Vanaf december 2027 gelden zware eisen voor AI bij onder meer werving, beoordeling en taakverdeling: menselijk toezicht, logging en het informeren van personeel. De meting vraagt daarom of het team AI gebruikt bij beslissingen over mensen. Staat die radar op oranje, dan is er geen acuut probleem, maar wel een voorbereidingslijst.

De toon: aanleiding, geen stok

Het stoplicht werkt met eenvoudige, uitlegbare drempels en is nadrukkelijk duidingshulp, geen juridisch oordeel of compliance-verklaring. De wet is in dit product de aanleiding om grip te krijgen; de winst zit in veilig datagebruik, lagere toolkosten en een team dat weet wat het doet.

Voor formeel juridisch advies over de AI-verordening of de AVG verwijzen we naar een gespecialiseerde jurist; UpScailed levert het werkende kader en de feitelijke basis.